言いたいことのすべてを説明しようとすると、かえってわかりにくくなります｡だいじな点を３つから５つぐらいに絞込み項目を立てるとよいでしょう｡そのとき、説明の中心となるだいじな言葉(キーワード)を示すと、自分の言いたいことを相手に強く印象づけることができます。
ある事柄について説明をするとき、文章だけでは、読んで要点をつかむのに時間がかかります。そうしたとき、図や表を使い、強調したい点や複雑な関係などを整理します｡同じ種類のものを比較したり、矢印を使って流れを示したりすると、一目でだいじなところがつかめるようになります｡
写真やイラストなどの視覚的な資料は、説明する相手にすばやく理解してもらうのに有効です｡特に説明する事柄が相手に未知のものであるときには、言葉だけの説明よりも、具体的に直感的にとらえられ、また、分かりやすくなります｡
こうした資料を提示する場合、OHPやコンピューターのプレゼンテーションソフトなどを活用することも考えられます｡